01
주문에서 바로 접수
출고된 주문만 반품·교환을 받을 수 있고, 주문 수량보다 많이 받을 수 없습니다. 이미 접수한 수량도 빼고 계산합니다.
- 반품·교환 구분
- 사유 6가지 (변심·사이즈·불량·파손·오배송·기타)
- 고객 이름·연락처·주소는 주문에서 그대로
FIT
이런 곳에 맞아요
- 반품·교환이 하루 수십 건씩 들어오는 쇼핑몰
- 화주사 CS 요청을 카톡으로 받는 3PL
- 사이즈·옵션 교환이 잦은 패션·잡화
- 반품 불량품이 정상 재고에 섞여 곤란했던 곳
SUMMARY
한 줄로 말하면
CS 담당이 주문에서 돌아올 품목을 고르면, 회수 송장 → 도착 검수 → 재입고·불량 분리 → 교환 출고까지 한 줄로 이어집니다. 지금 어느 단계인지 누구나 봅니다.
함께 켜면 좋은 기능 · 유통기한·LOT · 시리얼 · 유통가공 · 긴급·예약 출고
P-01이런 일이 반복된다면
현장에서 실제로 겪는 문제
한 번쯤 겪어 본 일이라면, 아래에서 어떻게 줄이는지 이어서 보세요.
01
반품이 어디쯤 왔는지 아무도 모른다
CS 는 고객에게 “확인해 볼게요”만 반복하고, 창고는 회수 송장 번호를 메신저에서 찾습니다. 같은 질문이 하루에도 몇 번씩 오갑니다.
02
교환품 발송이 빠진다
돌아온 물건은 받았는데 교환품을 보내야 한다는 걸 잊습니다. 고객은 두 번 기다리고, 리뷰는 나빠집니다.
03
불량 반품이 다시 팔린다
박스째 선반에 올리면 찢어진 포장, 사용한 흔적이 있는 물건이 다음 고객에게 나갑니다.
04
누구 잘못인지 정리가 안 된다
고객 변심인지, 오배송인지, 택배 파손인지 남겨 두지 않으면 비용을 누가 낼지 매번 다시 따집니다.
BEFORE → AFTER이렇게 바뀝니다
전에는이제는
01
반품 요청을 카톡·전화로 받아 엑셀에 옮겨 적음
CS·화주사가 출고된 주문을 골라 직접 반품·교환 접수
02
회수 송장 번호는 메신저 대화 속에
접수 건마다 회수 송장 번호가 붙고, 상태가 ‘회수 중’으로 바뀜
03
돌아온 박스는 일단 한쪽에 쌓아 둠
도착 처리 한 번에 반품 입고가 만들어지고, 검수에서 정상·불량·보류로 나눔
04
교환품 발송은 담당자 기억에 의존
마무리를 누르면 교환 출고 주문이 급한 주문으로 자동 생성
FLOW반품 → 재고 / 보류
돌아온 물건은
검수에서 두 갈래로.
반품이 도착하면 반품 입고가 저절로 만들어지고, 평소 쓰는 검수 화면에서 하나씩 찍어 상태를 고릅니다. 정상품은 다시 팔 수 있는 재고로, 불량·보류품은 출고에서 빠진 채 따로 남아 섞일 일이 없습니다.
P-02이렇게 돌아갑니다
정거장 순서대로 넘어갑니다.
- STEP 01
반품·교환 접수
출고된 주문을 찾아 돌아올 품목과 수량, 사유를 고릅니다. 교환이면 보낼 품목(다른 사이즈·색상)도 함께 고릅니다. 화주사 계정도 직접 접수할 수 있습니다.
출고 → 반품·교환 → 접수 - STEP 02
회수 송장
택배사 회수 송장 번호를 넣습니다. 번호가 없으면 등록된 택배사 번호 규칙으로 새로 받습니다. 상태가 ‘회수 중’이 됩니다.
접수 → 회수 중 - STEP 03
도착하면 검수
물건이 오면 도착 처리를 누릅니다. 반품 입고가 자동으로 만들어지고, 입고 검수 화면에서 하나씩 찍어 정상·불량·보류로 나눕니다.
입고 → 입고 검수 (반품) - STEP 04
재입고 또는 폐기
정상품은 적치해서 다시 팔 수 있는 재고가 되고, 불량품은 불량 재고로 따로 남아 폐기·반송을 정합니다.
정상 → 적치 · 불량 → 따로 보관 - STEP 05
마무리와 교환 출고
검수가 끝나면 마무리합니다. 교환이면 교환 출고 주문이 급한 주문으로 만들어져 오늘 출고 목록에 올라갑니다.
마무리 → 교환 출고 OUT-…
P-03핵심 기능
반품·교환에서 할 수 있는 일
02
단계가 보이는 목록
접수 → 회수 중 → 도착 → 완료. 상태 탭에 단계별 건수가 보여, 오늘 처리할 반품이 바로 보입니다.
- 상태 탭과 건수
- 주문번호·고객 이름 검색
- 화주사별로 걸러 보기
03
회수 송장 번호
회수 택배사와 송장 번호를 접수 건에 붙입니다. 번호를 직접 넣어도 되고, 택배사 번호 규칙으로 새로 받아도 됩니다.
04
반품 입고 검수와 연결
도착 처리를 누르면 반품 입고가 자동으로 만들어집니다. 평소 쓰는 입고 검수 화면에서 정상·불량·보류를 나누면 재고에 그대로 반영됩니다.
- 정상품은 적치 후 다시 판매
- 불량·보류는 따로 보관
- 모든 변동은 재고 이력에
05
교환 출고 자동 생성
교환 건을 마무리하면 원래 주문의 받는 사람으로 교환 출고 주문이 급한 주문으로 만들어집니다. 다시 입력할 것이 없습니다.
06
누구 잘못인지 기록
고객·판매자·창고·택배 중 누구 부담인지 남깁니다. 오배송은 창고, 배송 파손은 택배로 기본값이 잡히고 바꿀 수 있습니다. 창고 실수라면 사고·클레임 기록으로 이어 남깁니다.
07
화주사도 함께 보기
3PL 이라면 화주사 계정이 자기 반품을 직접 접수하고 진행 단계를 봅니다. “반품 왔어요?” 전화가 줄어듭니다.
08
알림과 일정
새 반품·교환이 들어오면 알림함에 뜨고, 일정 달력에도 접수일이 모입니다. 이메일·알림톡으로 받는 기능은 연결 준비 중입니다.
교환 RX-0031 · 사이즈·옵션예시
- 접수CS가 주문에서 품목 고름
- 회수 중회수 송장 번호 받음
- 도착·검수정상 1 · 불량 0
- 마무리교환 출고 주문 자동 생성
누구 잘못인지(고객·판매자·창고·택배)도 함께 남깁니다.
8801234567890
상품텀블러 500ml 블랙
- A-01-02-1
- 42개
- B-02-01-3
- 18개
P-04함께 쓰면 좋은 것
같이 쓰면 더 편합니다.
기본 기능은 가입하면 모두 열려 있고, 골라 쓰는 기능은 설정 → 사용 기능에서 켭니다. 켤 수 있는 기능은 요금제마다 다릅니다.
골라 켜는 기능
- 유통기한·LOT
입고 때 LOT·유통기한을 받고, 출고는 유통기한이 빠른 것부터 자동으로 잡습니다.
- 시리얼
시리얼 번호 단위로 입출고를 추적합니다.
- 유통가공
라벨 부착·재포장 같은 부가 작업을 기록하고 정산에 넣습니다.
- 긴급·예약 출고
급한 주문을 먼저 처리하고, 지정한 날짜에 출고되도록 예약합니다.
01출고 전 주문도 반품 접수가 되나요?
아니요. 반품·교환은 출고된 주문에서만 받습니다. 아직 출고 전이라면 주문을 고치거나 취소하면 됩니다.
02교환할 때 다른 사이즈로 보낼 수 있나요?
네. 접수할 때 품목마다 보낼 품목을 고릅니다. 같은 화주사의 품목이면 다른 사이즈·색상으로 바꿔 보낼 수 있습니다.
03돌아온 물건이 불량이면 어떻게 되나요?
반품 입고 검수에서 불량으로 받으면 정상 재고와 나뉘어 불량 재고로 남습니다. 다시 팔리지 않고, 폐기나 반송을 따로 정할 수 있습니다.
04교환 출고는 언제 만들어지나요?
반품 입고 검수를 마친 뒤 마무리를 누르면 만들어집니다. 물건을 먼저 확인하고 보내기 위해서입니다. 만들어진 교환 출고는 급한 주문으로 표시됩니다.
05택배사 회수 접수도 자동으로 되나요?
아직은 아닙니다. 택배사 연동은 준비 중이라, 지금은 회수 송장 번호를 넣거나 번호 규칙으로 새로 받는 방식입니다.
06고객에게 진행 상황 문자가 가나요?
아니요. 고객 문자 발송은 하지 않습니다. 창고·CS·화주사가 같은 화면에서 진행 단계를 보는 것이 목적입니다.
